Kunde und Auftrag
Die Eventagentur BBA Group suchte ein Begleitprogramm zu einer Vormittagskonferenz in Karlín für 100–150 Personen — keine Kinderaktivität, sondern etwas, das zum Profil erwachsener Mitarbeitender eines internationalen Unternehmens passt.
Die Anfrage kam von der BBA Group s.r.o., einer Eventagentur, die ein Firmenevent im Auftrag ihres Endkunden organisierte — eines internationalen Unternehmens mit einer Konferenz in Prag. Das Programm sollte an ein Vormittagsmeeting im Gebäude Scott Weber in Karlín anschließen.
Der Auftrag war konkret: eine Gruppe von 100–150 Personen (am Ende bestätigt: 100–120), Mittwoch, 3. Juni 2026, von 13:30 bis 16:00 Uhr, Start am Scott Weber in der Pernerova-Straße, Ziel im Café Vítkov, wo das Abendprogramm folgte. Außerdem wünschte sich der Kunde eine Aktivität für erwachsene Mitarbeitende — kein „kindliches“ Format — sowie die Möglichkeit, das Firmenlogo auf den Spielmaterialien zu platzieren.
Die Lösung: ein maßgeschneidertes Karlín-Spiel für 100–120 Personen
Ein Teamspiel mit Teams à 6–8 Personen, 13 Stationen zur Geschichte von Karlín und einer „Geheimcode“-Mechanik statt eines klassischen Quiz.
Wir haben ein Teamspiel durch Karlín entworfen, das auf der bewährten Praxis für Gruppen dieser Größe aufbaut — der Aufteilung in Teams von 6 bis 8 Teilnehmenden. Die Route führte über 13 Stationen, die mit der Geschichte und den Legenden des Viertels verbunden sind, darunter das Negrelli-Viadukt, die Invalidovna, die Karlíner Synagoge, Kasárna Karlín, Přístav 18600 und das Danube House.
Die Spielmechanik beruhte auf schrittweisem Entdecken: An jeder Station fand ein Team einen Hinweis, der zur Antwort auf eine von 13 Fragen führte. Die richtigen Antworten ergaben zusammen einen finalen „Geheimcode“. Dazu kamen Bonusaufgaben — kreative Foto-Challenges, mit denen sich die Teams einen Zeitbonus verdienen konnten.
- Zeitlimit: rund 1,5–2 Stunden aktive Spielzeit; Endzeit = gemessene Zeit minus Bonusminuten aus erfüllten Foto-Challenges
- Sicherheitsnetz: Teams können die richtige Antwort gegen 10 Minuten Zeitstrafe kaufen, einlösbar nur im Ziel am Vítkov
- Logistik: Unsere Guides sind erfahren im Umgang mit Gruppen von 100 Personen; eine Tonanlage für die Siegerehrung war nicht nötig
- Zieleinlauf: Das Spiel war so getaktet, dass die ersten Teams nicht vor etwa 15:00 Uhr im Café Vítkov ankamen — passend zur Reservierung des Lokals ab 16:00 Uhr
Die Kombination aus festem Zeitrahmen und der Möglichkeit, Antworten zu kaufen, hält das Spiel spannend und garantiert zugleich, dass wirklich jedes Team ins Ziel kommt — egal, wie gut es läuft.
Wie wir die Bedenken des Kunden ausgeräumt haben
Während der Vorbereitung gab die BBA Group mehrere Bedenken des Endkunden weiter — von der Sorge vor einem „kindlichen“ Spiel bis zur Führung einer großen Gruppe ohne Mikrofon. Wir sind auf jede davon konkret und durchgängig eingegangen.
| Bedenken des Kunden | Unsere Antwort |
|---|---|
| Das Spiel wirkt „kindlich“ | Verweis auf Bewertungen und Rezensionen; Betonung, dass die Aufgaben echte geistige Anstrengung erfordern und trotzdem für die meisten Teams lösbar bleiben |
| Konkreter Inhalt der Fragen | Konnte vorab nicht geteilt werden (unser Know-how) — stattdessen haben wir das Spielprinzip beschrieben und auf Referenzen verwiesen |
| Führung einer großen Gruppe (100–120 Personen) ohne Mikrofon | Umfangreiche Erfahrung mit Gruppen von rund 100 Personen ohne Probleme |
| Die Teilnehmerzahl änderte sich (100–150 → 100–120) | Die endgültige Zahl musste erst eine Woche vorher bestätigt werden |
| Schlechtes Wetter | Verschieben, Umbuchen oder Absagen ohne Gebühr möglich; Regenponchos und verkürzte Route als Plan B |
Konditionen und Ergebnis
Keine Anzahlung, Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel nach dem Event und die übliche Agenturprovision von 10 % — ein Modell, mit dem die BBA Group das Event vermitteln konnte, obwohl ihr eigenes Team mit anderen Roadshow-Projekten ausgelastet war.
Der Richtpreis wurde für 140 Personen berechnet: 68.600 CZK plus 1.250 CZK für das Logo auf den Materialien, insgesamt 69.850 CZK zzgl. MwSt. (ca. 2.800 EUR). Die Zahlung erfolgt nach dem Event — bar, per Überweisung oder mit Karte (mit 3,5 % Aufschlag bei Kartenzahlung) — auf Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel. Eine Anzahlung war nicht erforderlich.
Die BBA Group trat als Subunternehmer ihres Endkunden auf und erhielt eine Agenturprovision von 10 %, da ihr eigenes Team in diesem Zeitraum voll mit anderen Roadshow-Projekten (Fiat, Peugeot) beschäftigt war. Das Event wurde von beiden Seiten für den 3. Juni 2026 bestätigt — das Programm verband die Vormittagskonferenz erfolgreich mit einem Teambuilding am Nachmittag und einem Abendempfang im Café Vítkov. Die Kommunikation zwischen Agentur und unserem Team lief von Ende April bis zum Eventtag kontinuierlich und betraf Details zum Logo, die Ankunftszeiten und die Teilnehmerzahl.
Die wichtigsten Erkenntnisse für ähnliche Events
Eine flexible Teilnehmerspanne, ein gesteuerter Zieleinlauf und das Modell „Antwort kaufen“ — drei Prinzipien, die sich auch bei anderen großen Firmenevents zuverlässig bewähren.
- Flexibilität bei der Teilnehmerzahl (eine Spanne statt einer festen Zahl) erleichtert die Planung für Kunde und Agentur.
- Der Zieleinlauf muss aktiv gesteuert werden, wenn anschließend eine Reservierung folgt (z. B. ein Restaurant) — sonst kommen die ersten Teams womöglich zu früh an.
- Die Sorge vor einem „kindlichen“ Spiel ist bei Firmenkunden häufig und lässt sich mit Bewertungen und einer Beschreibung des Schwierigkeitsgrads wirksam ausräumen, ohne den tatsächlichen Inhalt der Fragen preiszugeben.
- Das Modell „Antwort gegen Zeitstrafe kaufen“ ist ein eleganter Weg, jedem Team den Zieleinlauf zu garantieren, ohne den Wettbewerb zu schwächen.
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