Cliente y encargo
La agencia de eventos BBA Group necesitaba un programa complementario a una conferencia matinal en Karlín para 100–150 personas — no una actividad infantil, sino algo acorde con el perfil de los empleados adultos de una empresa internacional.
La consulta llegó de BBA Group s.r.o., una agencia de eventos que organizaba un evento corporativo para su cliente final: una empresa internacional que celebraba una conferencia en Praga. El programa debía enlazar con una reunión matinal en el edificio Scott Weber de Karlín.
El encargo era concreto: un grupo de 100–150 personas (al final se confirmaron 100–120), el miércoles 3 de junio de 2026 de 13:30 a 16:00, con salida en Scott Weber, en la calle Pernerova, y meta en el Café Vítkov, donde continuaría el programa de la tarde. El cliente quería además una actividad para empleados adultos —no un formato «infantil»— y la posibilidad de incluir el logotipo de la empresa en los materiales del juego.
La solución: un juego a medida en Karlín para 100–120 personas
Un juego por equipos que divide al grupo en equipos de 6–8 personas, 13 puntos de control ligados a la historia de Karlín y una mecánica de «código secreto» en lugar de un cuestionario clásico.
Diseñamos un juego por equipos en Karlín siguiendo la práctica habitual para un grupo de este tamaño: dividirlo en equipos de 6 a 8 participantes. La ruta recorría 13 puntos de control ligados a la historia y las leyendas del barrio, entre ellos el Viaducto Negrelli, la Invalidovna, la Sinagoga de Karlín, Kasárna Karlín, Přístav 18600 y Danube House.
La mecánica se basaba en el descubrimiento progresivo: en cada punto de control, el equipo encontraba una pista que llevaba a la respuesta de una de las 13 preguntas. Las respuestas correctas formaban juntas un «código secreto» final. El juego incluía además tareas extra —retos fotográficos creativos— con las que los equipos podían ganar una bonificación de tiempo.
- Límite de tiempo: unas 1,5–2 horas de juego activo; tiempo final = tiempo medido menos los minutos de bonificación ganados con los retos fotográficos
- Red de seguridad: los equipos pueden comprar la respuesta correcta a cambio de 10 minutos de penalización, canjeable solo en la meta de Vítkov
- Logística: nuestros guías tienen experiencia con grupos de 100 personas y no hizo falta equipo de sonido para la entrega de premios
- Llegada a meta: el juego se ajustó para que los primeros equipos no llegaran al Café Vítkov antes de las 15:00 aproximadamente, en línea con la reserva del local a las 16:00
Combinar un marco de tiempo fijo con la opción de comprar respuestas mantiene la competitividad y, al mismo tiempo, garantiza que absolutamente todos los equipos terminen, les vaya como les vaya.
Cómo resolvimos las dudas del cliente
Durante la preparación, BBA Group nos trasladó varias dudas del cliente final — desde el miedo a un juego «infantil» hasta cómo manejar un grupo grande sin micrófono. Respondimos a cada una de forma concreta y coherente durante todo el proceso.
| Duda del cliente | Nuestra respuesta |
|---|---|
| Que el juego resulte «infantil» | Remitimos a reseñas y valoraciones; subrayamos que las tareas exigen esfuerzo mental real sin dejar de ser asumibles para la mayoría de los equipos |
| Contenido concreto de las preguntas | No podía compartirse de antemano (es nuestro know-how); a cambio describimos el principio del juego y remitimos a referencias |
| Manejo de un grupo grande (100–120 personas) sin micrófono | Amplia experiencia guiando grupos de unas 100 personas sin problemas |
| El número de asistentes cambiaba (100–150 → 100–120) | El número final solo había que confirmarlo una semana antes |
| Mal tiempo | Posibilidad de aplazar, cambiar de fecha o cancelar sin penalización; chubasqueros y ruta acortada como plan B |
Condiciones comerciales y resultado
Sin anticipo, factura a 14 días tras el evento y una comisión estándar del 10 % para la agencia — un modelo que permitió a BBA Group gestionar el evento aunque su propio equipo estaba volcado en otros proyectos de roadshow.
El precio orientativo se calculó para 140 personas: 68.600 CZK más 1.250 CZK por incluir el logotipo en los materiales, en total 69.850 CZK sin IVA (aprox. 2.800 EUR). El pago se realiza después del evento —en efectivo, por transferencia o con tarjeta (con un recargo del 3,5 % para pagos con tarjeta)— mediante factura con vencimiento a 14 días. No se requirió anticipo.
BBA Group actuó como subcontratista de su cliente final y obtuvo una comisión del 10 %, ya que su propio equipo estaba plenamente ocupado en ese periodo con otros proyectos de roadshow (Fiat, Peugeot). Ambas partes confirmaron el evento para el 3 de junio de 2026, y el programa enlazó con éxito la conferencia matinal, el team building de la tarde y la recepción de la noche en el Café Vítkov. La comunicación entre la agencia y nuestro equipo fue fluida desde finales de abril hasta el mismo día del evento, y abarcó los detalles del logotipo, los horarios de llegada y el número de participantes.
Lecciones clave para eventos similares
Un rango flexible de asistentes, un control activo de la llegada a meta y el modelo de «comprar la respuesta» — tres principios que funcionan de forma fiable también en otros grandes eventos corporativos.
- La flexibilidad en el número de asistentes (un rango en lugar de una cifra fija) facilita la planificación tanto al cliente como a la agencia.
- La llegada a meta debe gestionarse activamente cuando después hay una reserva en un local (por ejemplo, un restaurante); si no, los primeros equipos corren el riesgo de llegar demasiado pronto.
- El miedo a un juego «infantil» es habitual entre los clientes corporativos y se resuelve eficazmente con reseñas y una descripción de la dificultad, sin revelar el contenido real de las preguntas.
- El modelo de «comprar la respuesta a cambio de una penalización de tiempo» es una forma elegante de garantizar que todos los equipos terminen sin restar competitividad.
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